GoBD einfach erklärt – So machen Sie Ihre Buchführung revisionssicher

Warum Selbstständige, Freiberufler und Unternehmer nicht auf eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation verzichten sollten – auch wenn der Steuerberater (noch) nichts gesagt hat.

Viele Unternehmer:innen glauben, die GoBD betreffe nur große Firmen. Die Realität sieht anders aus: Jede*r steuerpflichtige Selbstständige – ob Arztpraxis, Architektur- oder Einzelunternehmen – unterliegt den Anforderungen der GoBD, sobald der Umsatz 17.000 € im Jahr übersteigt.

Was dabei oft übersehen wird: Unwissenheit schützt nicht vor Haftung. Wer sich nicht vorbereitet, riskiert empfindliche Konsequenzen – von der Ablehnung der Buchführung bis hin zum Verlust des Vorsteuerabzugs und teuren Nachzahlungen.

GoBD – Was steckt dahinter?

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist keine Gesetzgebung, sondern eine verbindliche Verwaltungsanweisung des Bundesfinanz­ministeriums. Sie definiert, wie digitale steuerrelevante Unterlagen und Prozesse strukturiert, gespeichert und abgesichert werden müssen.

Ein Beispiel: Wer Rechnungen mit Word schreibt und sie als bearbeitbare Dateien speichert, verstößt gegen das Gebot der Unveränderbarkeit – eine zentrale Anforderung der GoBD. Selbst wenn die Datei später als PDF abgelegt wird, fehlt oft die nötige Dokumentation zur Revisionssicherheit.

Verbreitete Irrtümer – und warum sie gefährlich sind

  • „Ich bin zu klein, das betrifft mich nicht“
  • „Mein Steuerberater hat nichts dazu gesagt, dann passt das schon“
  • „Solange ich meine Rechnungen als PDF speichere, ist alles in Ordnung“

Falsch! Die GoBD ist für alle da – unabhängig von Unternehmensgröße oder Buchführungsart (Bilanz oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung).

Was verlangt die GoBD konkret?

  • Klare Beschreibung der Prozesse (vom Angebot bis zur Rechnung)
  • Technische Sicherstellung der Unveränderbarkeit aller digitalen Unterlagen
  • Nachvollziehbare und dokumentierte Abläufe
  • Verfahrensdokumentation, die prüfbar darlegt, wie Daten erzeugt, verarbeitet, übermittelt und gespeichert werden

Papierrechnungen?
Auch die müssen korrekt archiviert und eindeutig zugeordnet werden können – und zwar GoBD-konform.

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Zertifizierte Datenschutzbeauftragte (DSC) & Beraterin für datenschutzkonforme Umsetzung

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